Come si fa una richiesta di accesso agli atti

Antonio Capobianco

L’accesso agli atti amministrativi è un diritto fondamentale per i cittadini, le imprese e tutti coloro che hanno un interesse legittimo a prendere visione o estrarre copia di documenti detenuti dalla Pubblica Amministrazione. Ma come si formula e si presenta correttamente una richiesta di accesso agli atti? Questa guida dettagliata ti fornirà tutte le informazioni necessarie per navigare il processo con successo.

È importante distinguere l’accesso agli atti (disciplinato dalla Legge 241/1990) dall’accesso civico semplice e dall’accesso civico generalizzato (disciplinati dal D.Lgs. 33/2013). Sebbene tutti mirino alla trasparenza, si differenziano per presupposti, finalità e modalità. Qui ci concentreremo sull’accesso agli atti amministrativi classico.

Come si fa una richiesta di accesso agli atti

1. Comprendere i Presupposti: L’Interesse Legittimo

Il primo e più importante requisito per presentare una richiesta di accesso agli atti è la sussistenza di un interesse legittimo da parte del richiedente. Questo significa che l’accesso deve essere finalizzato alla tutela di una situazione giuridicamente rilevante, diretta e concreta.

  • Esempi di interesse legittimo: Un cittadino che vuole contestare una multa, un’impresa che partecipa a una gara d’appalto e vuole visionare gli atti della concorrenza, un privato che intende verificare la legittimità di un permesso di costruire rilasciato a terzi che lo riguarda.
  • Cosa NON è interesse legittimo: La mera curiosità, l’interesse generico alla trasparenza (per il quale esiste l’accesso civico generalizzato).

2. Identificare l’Amministrazione e gli Atti Desiderati

Prima di redigere la richiesta, è fondamentale sapere:

  • Qual è l’Amministrazione competente? La richiesta va indirizzata all’ente pubblico (Comune, Regione, Ministero, ASL, ecc.) che ha formato o detiene gli atti di tuo interesse.
  • Quali sono esattamente gli atti che vuoi visionare o di cui vuoi ottenere copia? Sii il più specifico possibile. Indicare il numero di protocollo, la data, l’oggetto dell’atto o il procedimento a cui si riferisce facilita notevolmente l’Amministrazione nell’individuazione dei documenti. Se non conosci dettagli precisi, descrivi l’oggetto del tuo interesse in modo chiaro.

3. Redigere la Richiesta: Contenuto Essenziale

La richiesta non richiede formule sacramentali, ma deve contenere alcuni elementi indispensabili:

  • Dati del richiedente: Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza o domicilio, recapiti (telefono, email).
  • Indicazione chiara dell’interesse legittimo: Devi spiegare in modo conciso ma esauriente il motivo per cui hai diritto ad accedere agli atti. Collega il tuo interesse a una situazione giuridicamente rilevante.
  • Identificazione degli atti: Descrivi in modo preciso i documenti o gli atti di cui chiedi l’accesso.
  • Modalità di accesso desiderata: Specifica se intendi visionare gli atti (accesso informale), estrarne copia (accesso formale) o entrambi. In caso di copia, puoi richiedere copie semplici o autenticate (queste ultime comportano un costo maggiore).
  • Data e firma del richiedente.
  • Eventuale delega: Se la richiesta è presentata tramite un delegato, allega la delega firmata e copia del documento d’identità del delegante.

Suggerimento: Molte Amministrazioni mettono a disposizione sul proprio sito istituzionale dei moduli predefiniti per le richieste di accesso agli atti. L’utilizzo di questi moduli è consigliato in quanto guidano il richiedente nella compilazione e assicurano la presenza di tutti i dati necessari.

4. Modalità di Presentazione della Richiesta

La richiesta può essere presentata con diverse modalità:

  • PEC (Posta Elettronica Certificata): È il metodo più consigliato in quanto fornisce prova legale di invio e ricezione. Assicurati di inviare da un indirizzo PEC.
  • Raccomandata A/R: Metodo tradizionale, offre comunque prova di invio e ricezione.
  • Consegna a mano: Presso l’ufficio protocollo dell’Amministrazione competente, richiedendo una ricevuta di avvenuta consegna.
  • Fax o Email semplice: Generalmente sconsigliati per l’assenza di certezza legale sulla ricezione. Possono essere accettati se l’Amministrazione li riconosce espressamente per le richieste.

Indirizza la richiesta all’ufficio competente o al Responsabile del Procedimento se conosci l’ufficio che ha formato l’atto. Altrimenti, inviala all’ufficio protocollo generale dell’Ente.

5. Il Procedimento e i Termini di Risposta

Una volta presentata la richiesta, l’Amministrazione ha:

  • 30 giorni per concludere il procedimento, accogliendo o negando la richiesta.
  • Comunicazione ai controinteressati: Se l’Amministrazione identifica soggetti (persone fisiche o giuridiche) che potrebbero subire un pregiudizio dalla divulgazione degli atti, deve darne comunicazione a questi controinteressati. I controinteressati hanno 10 giorni dalla ricezione della comunicazione per presentare eventuali osservazioni motivate. In questo caso, il termine di 30 giorni per la decisione è sospeso fino alla ricezione delle osservazioni o allo spirare del termine.
  • Accoglimento: Se la richiesta è accolta, l’Amministrazione indica le modalità e i tempi per la visione degli atti o il ritiro delle copie. I costi per le copie sono a carico del richiedente.
  • Diniego o limitazione: Il diniego (totale o parziale) deve essere motivato e indicare i riferimenti normativi che giustificano la limitazione o il rifiuto dell’accesso.

6. Cosa Fare in Caso di Diniego o Silenzio

Se l’Amministrazione nega l’accesso o non risponde nei termini previsti (silenzio-rigetto), il richiedente può:

  • Ricorrere al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR): Entro 30 giorni dalla conoscenza del diniego espresso, o dalla formazione del silenzio-rigetto.
  • Ricorrere al Difensore Civico Regionale o Provinciale (ove istituito): Questa è un’alternativa più informale e meno costosa rispetto al TAR, utile per tentare una mediazione. Il Difensore Civico si pronuncia entro 30 giorni. La sua decisione non è vincolante per l’Amministrazione, ma ha un peso morale e reputazionale.
  • In caso di diniego di accesso a documenti relativi a dati personali o sanitari: è possibile ricorrere al Garante per la protezione dei dati personali.

Conclusioni: Un Diritto Fondamentale ma Specifico

L’accesso agli atti è un pilastro della trasparenza amministrativa e un diritto essenziale per la tutela dei propri interessi. Comprendere la sua specificità, i presupposti (l’interesse legittimo) e le modalità procedurali è fondamentale per esercitarlo efficacemente. Seguendo questi passaggi, potrai presentare la tua richiesta in modo corretto e far valere i tuoi diritti di accesso.


Fonti Attendibili e Autorevoli:

  • Normattiva – Legge 7 agosto 1990, n. 241: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1990-08-07;241 (Legge sul procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi)
  • Garante per la protezione dei dati personali – Accesso agli atti e diritto alla privacy: https://www.garanteprivacy.it/ (Cerca nella sezione “Temi” o “Documentazione” per approfondimenti sui rapporti tra accesso agli atti e privacy)
  • Giustizia Amministrativa – Sito ufficiale del Consiglio di Stato e dei TAR: https://www.giustizia-amministrativa.it/ (Per consultare sentenze e approfondire la giurisprudenza sull’accesso agli atti)
  • ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) – Documentazione su Trasparenza e Anticorruzione: https://www.anticorruzione.it/ (Sebbene si occupi principalmente di accesso civico, offre anche contesti utili sulla trasparenza complessiva della PA)
Next Post

Quando si costituisce una nuova impresa cosa deve fare il datore di lavoro

Avviare una nuova attività imprenditoriale è un passo entusiasmante, ma comporta una serie di importanti adempimenti, soprattutto quando si prevede l’assunzione di dipendenti. Per il neo-datore di lavoro, la fase di costituzione dell’impresa è cruciale per garantire la conformità normativa e prevenire sanzioni. Ma cosa deve fare esattamente il datore […]
Quando si costituisce una nuova impresa cosa deve fare il datore di lavoro