Per individuare con certezza la paternità e la provenienza di un documento amministrativo, occorre fare riferimento a una serie di elementi formali e sostanziali, che ne garantiscono l’autenticità, la legittimità e l’efficacia probatoria. In ambito giuridico-amministrativo, tali elementi sono disciplinati in parte dalla Legge n. 241/1990, dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.lgs. n. 82/2005), nonché dalla giurisprudenza amministrativa.
Ecco i principali elementi che consentono di accertare con certezza la paternità (chi lo ha formato o emanato) e la provenienza (da quale ente o amministrazione proviene) di un documento amministrativo:
1. Intestazione dell’atto
- Deve essere presente l’intestazione dell’amministrazione pubblica o dell’ente che ha formato il documento.
- Indica la provenienza oggettiva.
2. Firma del responsabile del procedimento o del dirigente competente
- La firma autografa (su documento cartaceo) o la firma digitale qualificata (su documento informatico) identifica il soggetto che ha formato o approvato l’atto.
- È l’elemento principale per accertare la paternità soggettiva.
3. Protocollazione
- L’apposizione del numero di protocollo e della data certa garantisce la tracciabilità dell’atto all’interno dell’amministrazione.
- È obbligatoria per la validità dei documenti amministrativi ex art. 53 del DPR n. 445/2000.
4. Formato e caratteristiche formali
- Presenza di stemma, intestazione ufficiale, struttura tipica dell’atto amministrativo (premesse, motivazione, dispositivo).
- L’assenza di questi elementi può generare dubbi sulla provenienza ufficiale.
5. Registrazione nei sistemi informatici
- Per i documenti digitali, la presenza nel sistema di gestione documentale dell’ente, con marcatura temporale e firma digitale, consente di risalire con certezza all’autore e al momento della formazione.
6. Utilizzo di posta certificata (PEC)
- Se trasmesso tramite PEC da un indirizzo ufficiale dell’amministrazione, il documento gode di presunzione legale di autenticità e provenienza (art. 48 CAD).
7. Eventuale attestazione di conformità
- Se si tratta di copia o estratto, la presenza di una attestazione di conformità all’originale (firmata digitalmente) garantisce la legittima provenienza e paternità.
GIURISPRUDENZA RILEVANTE
- Consiglio di Stato, Sez. V, sent. n. 5230/2018: afferma che l’atto amministrativo, per essere imputabile a una P.A., deve contenere elementi certi di riconducibilità soggettiva e oggettiva.
- TAR Lazio, Roma, Sez. II, sent. n. 7241/2016: ribadisce la necessità della firma del dirigente competente per l’imputabilità dell’atto all’amministrazione.
ATTENZIONE
Un documento anonimo, privo di firma o non protocollato, non può essere considerato atto amministrativo valido e non ha efficacia giuridica, salvo in casi residuali previsti dalla legge.
