In breve: Un modulo di autorizzazione al trattamento dei dati personali è il documento con cui un soggetto (interessato) esprime il proprio consenso esplicito affinché un ente o un professionista (titolare) possa raccogliere e utilizzare le sue informazioni. È lo strumento fondamentale per garantire la conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Cos’è un modulo di autorizzazione dati
Si tratta di una dichiarazione scritta che attesta la volontà dell’utente di permettere l’uso dei propri dati per finalità specifiche. Serve a rendere trasparente il rapporto tra chi fornisce i dati e chi li gestisce, assicurando che il trattamento avvenga nel rispetto della privacy.
Elementi essenziali del modulo
Per essere valido e conforme alla normativa vigente, un modulo generico deve contenere i seguenti elementi:
- Identità del Titolare: nome, cognome o ragione sociale di chi gestisce i dati.
- Finalità: descrizione chiara del motivo per cui i dati vengono raccolti.
- Base giuridica: il fondamento legale del trattamento (es. consenso, contratto).
- Diritti dell’interessato: indicazione su come richiedere la cancellazione o la rettifica.
- Tempi di conservazione: per quanto tempo i dati saranno archiviati.
Come funziona il consenso
Il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. In un modulo generico, l’utente manifesta la propria adesione solitamente tramite la firma o la selezione di una casella (opt-in). Non è ammesso il consenso tacito o legato a caselle già pre-selezionate. Il soggetto ha inoltre il diritto di revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Importanza e finalità
L’utilizzo di un modulo corretto protegge sia l’utente che l’organizzazione. Per l’utente, garantisce il controllo sulle proprie informazioni sensibili. Per l’organizzazione, rappresenta la prova documentale necessaria per evitare sanzioni amministrative e legali previste dalle autorità garanti della privacy. Le finalità comuni includono la gestione amministrativa, l’invio di comunicazioni informative o l’erogazione di servizi specifici.
Errori comuni nella redazione
Molti moduli risultano invalidi a causa di mancanze strutturali frequenti:
- Genericità eccessiva: non specificare esattamente per cosa verranno usati i dati.
- Mancanza dei contatti: non indicare a chi rivolgersi per esercitare i propri diritti.
- Assenza della firma: dimenticare lo spazio per la sottoscrizione datata.
- Obbligatorietà impropria: forzare il consenso per finalità di marketing non necessarie all’erogazione del servizio principale.
