Il B&B ti scrive su WhatsApp due giorni prima dell’arrivo e chiede la foto dei documenti di tutti. L’agenzia immobiliare vuole la copia della carta d’identità insieme alla proposta per l’affitto. La palestra la pretende per l’iscrizione, il portale di un servizio online la chiede quando ci si registra. Quasi sempre si scatta una foto con il telefono e la si manda così com’è, fronte e retro.
È un gesto che si ripete decine di volte senza pensarci, eppure la carta d’identità elettronica contiene molto più di nome e cognome. Ci sono il codice fiscale, la firma, la data e il luogo di nascita, l’indirizzo, un codice che serve a leggere il chip e tre righe di caratteri pensate per i lettori ottici. In mano a uno sconosciuto, tutto questo è un ottimo punto di partenza per un furto d’identità.
La buona notizia è che la copia non è sempre dovuta, e che quando lo è si può comunque decidere che cosa far arrivare. Vediamo chi può davvero chiederla secondo il Garante per la protezione dei dati personali, che cosa cambia per hotel e B&B dopo la nota del 29 aprile 2026, quali campi si possono coprire e come rendere più difficile riusare la copia per altri scopi.
Chi può chiedere la copia della carta d’identità, secondo il Garante
Il riferimento è ancora un provvedimento del Garante del 27 ottobre 2005, scritto per banche e uffici postali dopo alcune segnalazioni dei clienti. Il principio è semplice: per identificare una persona spesso basta vedere il documento o annotarne gli estremi. Chiederne una copia e conservarla è giustificato solo se una norma lo prevede espressamente, oppure se occorre poter dimostrare di aver identificato il cliente con modalità più accurate.
Il caso più comune in cui la legge lo prevede è l’antiriciclaggio. L’articolo 19 del decreto legislativo 231/2007 stabilisce che il cliente si identifica esibendo un documento valido, del quale viene acquisita copia in formato cartaceo o elettronico. Tra i soggetti obbligati, elencati all’articolo 3, ci sono banche, agenti immobiliari, commercialisti e, per molte operazioni, notai: nessuno di loro può limitarsi a guardare la carta.
L’articolo 31 dello stesso decreto fissa anche la durata: documenti e dati raccolti si conservano per 10 anni dalla fine del rapporto o dall’operazione. La copia della tua carta resterà quindi per un decennio in un archivio che non controlli. Fuori da questi casi, se qualcuno chiede la copia senza un motivo preciso, è legittimo domandargli a che cosa gli serve.
Hotel e B&B: niente copie dopo Alloggiati Web
Chi gestisce una struttura ricettiva deve identificare gli ospiti e trasmetterne i dati alle autorità di pubblica sicurezza attraverso il portale Alloggiati Web. Il 29 aprile 2026 il Garante ha inviato alle associazioni di categoria una nota, motivata anche dall’aumento di segnalazioni e violazioni dei dati, che fissa un punto: quell’obbligo non autorizza alberghi, B&B e affittacamere a conservare fotocopie o immagini dei documenti.
Nella nota il Garante descrive due abitudini diffuse soprattutto tra B&B e affittacamere: fotografare i documenti con lo smartphone e farseli mandare tramite app di messaggistica come WhatsApp. Per l’Autorità sono comportamenti che espongono gli interessati, senza giustificazione, a rischi concreti, tra cui furti d’identità e accessi illeciti ai dati. Una volta trasmessi i dati, le eventuali copie vanno cancellate o distrutte immediatamente.
L’unica cosa che la struttura può conservare è la ricevuta generata automaticamente dal portale, da tenere per cinque anni come prova dell’adempimento. Per l’ospite ne discendono due cose. Se il B&B insiste per avere la foto in anticipo, meglio mandare una copia preparata con cura piuttosto che lo scatto appena fatto. E a soggiorno concluso si può chiedere che venga cancellata.
Cosa c’è sulla carta d’identità elettronica e cosa si può coprire
Sulla CIE, oltre a nome, cognome, foto e data di nascita, è stampato il CAN (Card Access Number), un codice numerico che serve alle autorità di controllo per leggere i dati del chip. Il sito del Ministero dell’Interno spiega che dati anagrafici e fotografia memorizzati nel chip si leggono solo dopo aver letto una chiave stampata sul documento, il CAN oppure le righe del retro. Chi riceve una copia per una pratica non ha alcun bisogno di quella chiave.
Sul retro ci sono tre righe di caratteri piene di simboli «<», la cosiddetta zona a lettura ottica. Secondo il Ministero servono a leggere, decodificare e verificare in automatico le informazioni del documento con un lettore ottico. Chi copre con cura nome e data di nascita sul fronte e lascia in chiaro quelle righe li lascia comunque leggibili a qualunque programma. Sul retro compare anche il codice fiscale, in lettere e cifre e come codice a barre.
Il codice fiscale merita attenzione perché, come spiega l’Agenzia delle Entrate, è composto da 16 caratteri che rispecchiano i dati anagrafici del titolare. Si lascia se è proprio quello che ti chiedono, altrimenti si copre. La firma si copre sempre, perché un’immagine nitida è il modello perfetto per chi volesse imitarla. Restano leggibili nome, cognome, numero del documento e, se devono riconoscerti, la foto.
La filigrana: scrivere sulla copia a chi serve e perché
Coprire i campi superflui non basta: anche ben oscurata, la copia resta quella di una carta d’identità vera, che qualcuno potrebbe riusare per altri scopi. Qui entra in gioco la filigrana. Una scritta con destinatario, motivo e mese, per esempio «Copia solo per l’affitto in via Garibaldi, ottobre 2026», rende riconoscibile un eventuale riuso: se la copia ricompare altrove, si tradisce da sola.
Due accorgimenti fanno la differenza. Il primo è stendere la scritta in diagonale sopra i dati, ripetuta su tutta la carta, così che non resti un angolo pulito da ritagliare. Il secondo è che la filigrana faccia parte dell’immagine: un testo aggiunto come livello sopra un PDF o come commento si toglie con lo stesso programma che l’ha inserito, e lo stesso vale per i riquadri neri disegnati sopra i dati.
Farlo a mano con un programma di grafica richiede tempo e un po’ di pratica. Chi vuole fare prima, anche dal telefono, trova nella guida per ottenere una copia della carta d’identità più sicura uno strumento che funziona nel browser e permette di coprire i campi della CIE e di imprimere la filigrana direttamente nell’immagine.
Email, WhatsApp e intelligenza artificiale: dove finisce la copia
Il canale conta meno di ciò che si spedisce, ma decide dove resterà la copia anche dopo. Una mail rimane nella posta inviata e nella casella del destinatario. Su WhatsApp la foto finisce nella chat e spesso nella galleria di entrambi i telefoni. Conviene dare al file un nome che dica a che cosa serve e cancellarlo dai propri dispositivi quando la pratica è chiusa.
Attenzione anche ai dati che non si vedono. Una foto scattata con lo smartphone può portare con sé marca e modello del telefono, data e ora e, se la localizzazione era attiva, le coordinate del luogo in cui è stata fatta, che spesso è casa propria. Prima di inviarla conviene esportarne una versione senza questi metadati, oppure mandarne uno screenshot.
C’è infine un destinatario nuovo: gli assistenti di intelligenza artificiale, a cui capita di mandare la foto del documento per farsi aiutare a compilare un modulo. Per spiegare un modulo all’assistente basta sapere che documento hai, non leggerne i dati, quindi la copia si può coprire quasi per intero. Per i testi, come contratti o pratiche, Nonimo è un’app per Mac e Windows che riconosce nomi, codici fiscali e IBAN e li sostituisce con segnaposto sul computer, prima che arrivino all’assistente.
Una copia diversa per ogni pratica
La regola che riassume tutto è semplice: ogni copia della carta d’identità dovrebbe servire a una sola pratica e dichiararlo. Prima di inviarla ci si chiede se il destinatario ha davvero diritto a una copia o se gli basta vedere il documento, quali campi gli servono e che cosa scrivere nella filigrana. Per rispondere bastano pochi secondi.
Il resto lo fanno le abitudini: mandare solo il fronte quando il retro non serve, non spedire mai la foto appena scattata, cancellare le copie dal telefono a pratica chiusa e chiedere a hotel e B&B di eliminarle dopo il soggiorno. Nessuno di questi gesti complica la vita, e messi insieme riducono parecchio il rischio che la propria identità finisca nelle mani sbagliate.
