Quando si costituisce una nuova impresa cosa deve fare il datore di lavoro

Avviare una nuova attività imprenditoriale è un passo entusiasmante, ma comporta una serie di importanti adempimenti, soprattutto quando si prevede l’assunzione di dipendenti. Per il neo-datore di lavoro, la fase di costituzione dell’impresa è cruciale per garantire la conformità normativa e prevenire sanzioni. Ma cosa deve fare esattamente il datore di lavoro quando costituisce una nuova impresa? Ecco una guida completa ai passaggi fondamentali.

1. Aspetti Preliminari e Costituzione Giuridica

Prima ancora di pensare ai dipendenti, l’impresa deve essere legalmente costituita:

• Scelta della forma giuridica: Ditta individuale, società di persone (S.n.c., S.a.s.), società di capitali (S.r.l., S.p.a.), cooperative. La scelta influenza gli adempimenti successivi e le responsabilità.
• Apertura Partita IVA: Indispensabile per ogni attività economica.
• Iscrizione al Registro delle Imprese: Presso la Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura (CCIAA) competente per territorio.
• Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA): Presentazione al SUAP (Sportello Unico Attività Produttive) del Comune, quando richiesta per l’avvio dell’attività specifica.
• Apertura posizione INPS e INAIL: Anche se non si assumono immediatamente dipendenti, in alcuni casi (es. soci lavoratori) queste posizioni potrebbero essere necessarie fin da subito.

2. Adempimenti Specifici per l’Assunzione di Personale

Se la nuova impresa prevede di assumere lavoratori, il datore di lavoro deve affrontare una serie di passaggi obbligatori:

a) Apertura delle Posizioni Assicurative e Previdenziali

• Iscrizione all’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale): Il datore di lavoro deve ottenere un numero di matricola aziendale INPS. Questa iscrizione abilita l’impresa al versamento dei contributi previdenziali per i dipendenti. La richiesta avviene solitamente tramite il “ComUnica” o direttamente online.
• Iscrizione all’INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro): Obbligatoria per tutelare i lavoratori contro infortuni e malattie professionali. L’INAIL assegna un codice ditta e calcola il premio assicurativo. Anche questa avviene tramite il “ComUnica” o telematicamente.

b) Consulenza e Adempimenti Burocratici

• Affidamento a un Consulente del Lavoro o Commercialista: Fortemente raccomandato, se non indispensabile. Questi professionisti gestiranno per conto dell’azienda adempimenti complessi come l’elaborazione delle buste paga, il calcolo dei contributi, le comunicazioni obbligatorie e la gestione dei rapporti con INPS, INAIL e Fisco.
• Predisposizione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR): Obbligatorio per tutte le aziende con almeno un dipendente o assimilato. Il DVR analizza tutti i rischi presenti in azienda e le misure preventive e protettive da adottare per la sicurezza e la salute dei lavoratori. Va redatto entro 90 giorni dall’inizio dell’attività, o dall’assunzione del primo dipendente.
• Nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP): Il datore di lavoro può assumere direttamente questo ruolo se in possesso dei requisiti e della formazione adeguata, oppure nominarne uno interno o esterno.
• Nomina del Medico Competente: Obbligatorio nei casi previsti dalla normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008), in base ai rischi specifici dell’attività.
• Apertura della Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) presso l’INAIL: Per la gestione degli infortuni e delle malattie professionali.

c) Assunzione dei Lavoratori

• Comunicazione Obbligatoria (Unilav): Prima dell’inizio dell’attività lavorativa (anche un solo giorno prima), il datore di lavoro deve inviare telematicamente una comunicazione agli enti preposti (Ministero del Lavoro, INPS, INAIL, Regioni, Province, Comuni) per ogni nuova assunzione, variazione, trasformazione o cessazione di rapporto di lavoro.
• Redazione del Contratto di Lavoro: Deve essere conforme al Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicabile al settore e alla categoria professionale. Deve specificare tipo di contratto (tempo indeterminato, determinato, apprendistato, ecc.), orario, mansioni, retribuzione.
• Consegna della documentazione al lavoratore: Copia del contratto di lavoro, informativa sulla privacy, e ogni altra documentazione prevista.
• Libro Unico del Lavoro (LUL): Obbligatorio per tutti i datori di lavoro che occupano personale dipendente, collaboratori coordinati e continuativi e associati in partecipazione con apporto di lavoro. Registra presenze, assenze, retribuzioni e dati previdenziali.

d) Gestione Fiscale e Contributiva

• Elaborazione Buste Paga: Mensilmente, con calcolo della retribuzione netta, dei contributi previdenziali e assistenziali (quota a carico del lavoratore e del datore di lavoro) e delle ritenute fiscali (IRPEF).
• Versamento Contributi e Ritenute: Tramite modello F24 entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento.
• Dichiarazioni periodiche e annuali: Modelli come il 770 (per i sostituti d’imposta), il CUD (ora Certificazione Unica – CU) per i lavoratori, e la Dichiarazione Sostitutiva Unica (DSU) per i redditi complessivi.

3. Normative Specifiche e Settoriali

Oltre agli adempimenti generali, è fondamentale considerare che ogni settore produttivo può avere normative specifiche (es. HACCP per il settore alimentare, autorizzazioni sanitarie, ecc.) che richiedono ulteriori licenze o certificazioni. È consigliabile informarsi presso la Camera di Commercio di riferimento o le associazioni di categoria.

Conclusioni: Un Percorso Strutturato per la Conformità

La costituzione di una nuova impresa e, in particolare, l’assunzione di dipendenti, richiede un approccio metodico e una conoscenza approfondita delle normative vigenti. Affidarsi a professionisti qualificati (commercialisti, consulenti del lavoro) è la scelta più saggia per garantire la corretta gestione degli adempimenti burocratici, fiscali e previdenziali, permettendo all’imprenditore di concentrarsi sul core business e sul successo della propria attività. Ignorare questi passaggi può comportare sanzioni significative e problemi legali.

Fonti Attendibili e Autorevoli:

• Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: https://www.lavoro.gov.it/ (Sezione “Lavoro e Previdenza” e “Servizi per i Datori di Lavoro” per comunicazioni obbligatorie, normativa)
• INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale): https://www.inps.it/ (Sezione “Aziende e Consulenti” per adempimenti previdenziali)
• INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro): https://www.inail.it/ (Sezione “Aziende” per adempimenti assicurativi e sicurezza sul lavoro)
• Agenzia delle Entrate: https://www.agenziaentrate.gov.it/ (Per informazioni su Partita IVA, F24, dichiarazioni fiscali)
• Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura (CCIAA) – Registro delle Imprese: https://www.camcom.gov.it/ (Informazioni sull’iscrizione e la costituzione delle imprese)
• Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro: https://www.consulentidellavoro.it/ (Per approfondimenti normativi e supporto professionale)

Antonio Capobianco

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